¿Cuál es el punto de poder del Power Point? Siete pautas para que la estructura de su presentación comunique su mensaje en forma efectiva

1. Prepare su charla para una audiencia específica.
Si desea que su mensaje sea relevante para su audiencia confeccione su presentación “a lo sastre”, o sea a medida de los conocimientos, creencias y objetivos del auditorio.
Para lograrlo debe “detectar”:
- Información que sea relevante para los miembros de su auditorio.
- Qué nivel de presentación es apropiado para ellos.
¡Cómo puede conocer a su audiencia antes de preparar su presentación?
- En muchos casos esto es fácil: Los miembros de su audiencia pertenecen a un grupo específico, por lo que, casi por definición, tienen conocimientos e intereses específicos.
- Si no puede descifrar sus intereses por conocer la naturaleza del grupo, la primera cosa a hacer es preguntar a los organizadores qué tipo de asistentes esperan. Averigüe de qué trabajan, que tipo de formación tienen y qué es probable que quieran saber.
- ¿Qué debe hacer si su audiencia es heterogénea e incluye un amplio abanico de formaciones e intereses? Lo mejor es apuntar al medio y agregar alguna información específica para ambos extremos.

2. Muestre y diga.
Diferentes áreas cerebrales procesan el lenguaje y los estímulos visuales y ambas informaciones son depositadas en depósitos memorias diferentes.
Cuando presenta información visual y verbal en forma simultánea usted tiene dos posibilidades para conseguir que el material entre en los depósitos de memoria de los cerebros de su audiencia.
Por lo tanto, siempre que sea posible, combine imágenes y texto para:
- Ayudar a la audiencia a recordar qué es lo que usted está diciendo.
- Captar la atención del auditorio proporcionando variedad visual. Notamos qué es diferente y no notamos lo que es igual.
De esta manera una variedad de estímulos visuales mantendrá el interés y la atención de su audiencia.

3. Planee de antemano cómo dirigirá la atención de su audiencia.
Controlar qué es lo que la audiencia ve y escucha maximizará las posibilidades de que lo sigan. Para lograr esto:
- Cada diapositiva debe tener solo información que se pueda describir en aproximadamente un minuto. Si presenta demasiada información (imágenes, gráficos, texto), la audiencia estará mirando una cosa mientras usted estará diciendo otra.
- Varíe la notabilidad de lo que muestra haciendo perceptualmente distinto lo que es importante. Capture la atención de la audiencia haciendo que los elementos importantes sean más grandes, más brillantes o más ruidosos de manera de que pueda controlar a qué presta atención su audiencia.
- Cómo destaca su material depende del tipo de información que está subrayando:
a. Si quiere que los miembros de su audiencia comprendan una estructura compleja (por ejemplo un organigrama) tiene sentido concentrarse en una porción de la diapositiva por vez, sólo mostrando la parte sobre la quiere hablar en ese momento.
b. Si quiere que la audiencia focalice su atención en una porción específica de la diapositiva construya un “puntero” incluyendo una flecha roja que apunta hacia el tema de interés, o coloque un círculo alrededor de la porción del gráfico o texto que es su foco de interés.

4. No pierda su mensaje básico dando demasiada o muy poca información.
¡Mantenga sus ojos sobre la pelota! Recuerde qué mensaje quiere comunicar y qué conceptos desea que los miembros de su audiencia se lleven cuando abandonen la sala de conferencias. No provea ni más ni menos información que la que es necesaria para lograr su objetivo.
La “gran tentación” usual es proveer más información de la que es necesaria para lograr el objetivo, lo cual no es una buena idea por dos razones:
- Al forzar a la audiencia a buscar, entre toda la información trivial, lo que es importante usted evita que dediquen todos sus recursos cognitivos a procesarlo.
- Puede cargar cognitivamente a su audiencia hasta el punto que simplemente los cerebros de los miembros de su auditorio se desconecten y comiencen a perderse en el espacio, en sus fantasías sexuales o directamente a dormir en el sueño de movimientos oculares rápidos.

5. Use todo el rango de opciones de comunicación.
Algunos temas o tipos de material no se llevan bien con las imágenes, gráficos o videos. El Power Point no debe reemplazar a las otras formas de comunicación sino sumarse a ellos.
En estos casos utilice al Power Point para:
- Estructurar su presentación.
- Permitir a su audiencia ver como su presentación encaja en la estructura.

6. Construya su presentación en bloques que permitan a la audiencia “tomarse un respiro”.
En el sur de Francia, hogar del foie gras, los granjeros ponen embudos a través de la garganta de los patos y los fuerzan a alimentarse hasta que sus hígados crecen lo suficientemente grandes y grasosos.
Supongo que a los patos probablemente no les gusta este tipo de trato y a la audiencia definitivamente no apreciará que se les dé un equivalente en una presentación.
Por lo tanto, ¡déle tiempo a su auditorio para que pueda digerir lo que ha dicho!

7. Prepárese para las preguntas
Una de las peores experiencias para un presentador es cuando llega el momento de las preguntas, al final de la charla, y nos encontramos con un silencio mortal. Todos sabemos que esto NO significa que la audiencia quedó boquiabierta y está completamente convencida.
Las preguntas significan que usted ha captado lo suficientemente la audiencia como para que haya pensado sobre el material y que ahora quiere una retroalimentación acerca de las conexiones que ellos han hecho o que desean más información. Si ha dado una buena presentación debe esperar preguntas.
- Domine a la perfección el material. Sea capaz de explicar en forma exacta cada diapositiva.
- Anticipe las preguntas que le puedan hacer y reserve algunas diapositivas para que le ayuden a contestarlas. Sin duda usted siempre tendrá más que decir que lo que pueda poner en sus diapositivas y de este modo puede usar el momento de las preguntas para “deslizarse” en estos temas adicionales.
- Si nadie dispara la primera pregunta, ¡sea paciente! Si aún después de esperar treinta segundos con una expresión agradable nadie ha hecho una pregunta puede decir una broma como “¿Debo tomar esto como un testamento a mis poderes de persuasión?”. Pero no tema: La presión social producirá la primera pregunta y luego vendrán más.


Construyendo la Introducción

Un hecho importante de la memoria del Homo Sapiens es que recordamos mejor el comienzo y el final de una secuencia.
Debido a esto el comienzo y el final de su presentación tienen una importancia particular.

1. Comenzando con una explosión.
Un presidente de la nación puede tener una “luna de miel” de 100 días luego de asumir con sus votantes pero un presentador tiene mucha suerte si tiene un “periodo de gracia” de cinco minutos después de comenzar, durante los cuales la audiencia le dará el beneficio de la duda y lo escuchará. Si durante este periodo no los convence que tiene algo de valor para decir los perderá.
- Su primera diapositiva debe definir el tema y montar el escenario de su presentación.
- Una forma de construir una introducción efectiva es preparar una diapositiva gráfica que no sólo defina el tema sino que también marque el escenario emocional. Esta diapositiva puede estar visible desde minutos antes de comenzar la charla, saludando a los miembros de la audiencia a medida que van entrando al salón.

2. Básese en el conocimiento y las inquietudes de la audiencia cuando explique por qué su tema es importante.
La próxima diapositiva debe decirle a la audiencia por qué deben prestarle atención a lo que usted tiene que decirles.
Esta diapositiva debe definir el tema de su presentación y luego apoyarse en ella para explicar por qué su tema es importante para la audiencia. Aproveche de que lo su audiencia ya sabe y cree.

3. Defina el tema dando un ejemplo concreto.
Luego de estas diapositivas iniciales presente gráficos, caricaturas, imágenes, sonido o anécdotas que ilustren su tema.

4. Dígale a la audiencia lo que usted quiere que concluyan.
Como parte de la introducción incluya material en las diapositivas que explique qué conclusiones usted respaldará. Esto estimulará el interés de la audiencia y los hará preguntarse cómo hará para lograrlo.

5. Déles un mapa de ruta.
Una presentación es como un viaje y antes de todo viaje uno desea tener un mapa para saber, de antemano, dónde uno encontrará las playas, las montañas, los museos, los centros comerciales, etc.
Si la estructura de su argumento involucra diferentes puntos evite que su presentación sea una sola y larga cuerda. ¡Organícela en módulos digeribles! Y déle a la audiencia la estructura conceptual de las partes más importantes de su presentación de modo que puedan organizar lo que usted les dirá.
Un breve resumen es una buena forma de dar una estructura conceptual. Organice su resumen de forma tal que reduzca lo máximo posible la carga sobre los procesos mentales de los miembros de su audiencia.
Como hemos observado anteriormente la presentación sigue avanzando con el paso del tiempo, a diferencia del libro en el que el lector puede marcar su propio paso y volver hacia atrás cuando lo desea. Por lo tanto debe ayudar a la audiencia a seguir la presentación para que no se pierda (ni en el espacio ni en sus fantasías sexuales) o se sienta abrumado.
- El resumen debe lograr que la estructura de su presentación sea clara.
- Respete la Regla de Cuatro: Organice el resumen en forma jerárquica en grupos de no más cuatro “bytes” de información que es todo lo que la memoria de trabajo del Homo Sapiens puede mantener “en línea” “en tiempo real” en forma simultánea.
- Luego de presentar el resumen de las partes más importantes de su presentación, explique en forma breve cada parte.


Siete recomendaciones para preparar el desarrollo de la presentación

1. Cuente una historia.
El cerebro humano, en forma automática, trata de organizar y dar sentido a una experiencia. Una consecuencia feliz de esta tendencia puede ser que a los Homo Sapiens nos gusta contar y entender relatos y cuentos. Aproveche esta inclinación contando una historia en el desarrollo de su presentación.
Para lograrlo:
- Cree una línea argumental clara desde el comienzo hasta el final del desarrollo, junto con la cual construya un caso para las conclusiones que usted quiere “desenvainar” en el final de la presentación.
- ¡Asegúrese que transiciones entre las partes sean claras!
- Organice las partes de manera tal que cada una provee las bases de la siguiente.

2. Haga una diapositiva relacionada con el primer tema de su resumen.

3. Defina los términos clave.
Se que suena trillado y obvio pero… ¡debe definir sus términos!
A veces mucho depende de exactamente qué quiere usted decir.
- Esté especialmente seguro de definir los términos técnicos para evitar lo que los especialistas en comunicación denominan filtros.

4. Provea evidencia concreta y específica para sostener sus conclusiones.
Debe decidir qué mensaje quiere que los miembros de la audiencia se lleven de su presentación en conjunto y debe hacer lo mismo para cada parte.
Piense sobre la historia y cómo se desarrolla. Sólo luego después de esta reflexión puede saber cómo presentar en forma clara evidencia específica para respaldar su mensaje.

5. Finalice cada parte con un resumen.
Aún cuando la audiencia no sigue cada palabra de cada parte de su presentación, un resumen al final de cada parte les dará la idea central de su charla.

6. Luego de cada parte destaque la entrada de la próxima parte en el resumen para señalar su comienzo.
Prepare una diapositiva que suscite la atención de su audiencia hacia el próximo tema.

7. Prepare demostraciones.
Los Homo Sapiens en forma automática prestan atención a aquellas cosas que son claramente diferentes. Y no hay nada más diferente que ser bruscamente invitado a pasar de ser un oyente pasivo a un participante activo. Además procesar en forma activa la información ayuda a las personas a comprender y a recordar.
- Para mantener a su audiencia alerta y comprometida prepare demostraciones o simplemente pídales que levanten las manos si están de acuerdo (o en desacuerdo) con un tema específico.


Tres recomendaciones para Preparar un buen Cierre

Debido a que el Homo Sapiens recuerda mejor el comienzo y el final de una secuencia, las conclusiones de una presentación son MUY importantes.

1. Repita el resumen de apertura.
Haga un duplicado del resumen inicial y utilícelo para que la audiencia recuerde qué fue lo que inició la presentación.

2. Prepare imágenes y gráficos para enfatizar sus conclusiones.

3. Construya un final ágil
Debe cerrar en forma concisa, esmerada y cuidadosa para señalar que ha llegado el final.
Son incontables la cantidad de veces que he escuchado presentaciones que han terminado de manera deprimente con una afirmación como “Bien, esto es todo” o “Bueno, esto es lo que quería decirles” dejando a la audiencia preguntándose si no debería haberse dicho más.
Una forma efectiva de finalizar con un broche de oro es utilizando una imagen, una caricatura bien elegida o un gráfico.


Haciendo entender el mensaje

1. Hable con, no en, su audiencia.
- En sus diapositivas sólo muestre las frases clave, no le muestre a su audiencia cada palabra que planea decir. He visto muchísimos presentadores hacer esto y fallaron miserablemente en controlar la atención de su audiencia porque los miembros del auditorio estaban tan ocupados leyendo que no escuchaban.
Y, para colmo, para poder colocar todas las palabras en la pantalla, el presentador forzó a la audiencia a entornar los ojos para poder ver todas esas pequeñas letras.
- Hable coloquialmente, ¡NO lea su presentación palabra por palabra!
Sí, lo que usted tiene que decir necesita de una formulación precisa, y sí, escribirlo y leerlo es una red de seguridad. Pero estos beneficios son superados por este hecho: A menos que haya tenido lecciones de actuación usted se deslizará hacia una lectura monótona y monocorde y rápidamente escuchará los discretos sonidos de una orquesta de ronquidos.
Los Homo Sapiens esperan y anticipan diferencias cuando es transmitida la información, si los sonidos son iguales (hablar en forma monótona) los miembros de la audiencia tendrán problemas para mantenerse atentos, y mucho más despiertos.
- Monitoree la audiencia, ¡NO focalice su atención en las diapositivas! Otro problema gravísimo de leer las diapositivas es que no puede simultáneamente monitorear a la audiencia.
Usted debe mirar constantemente a los ojos de los miembros de su auditorio de manera tal de que pueda variar la velocidad y el nivel de su presentación basado en la retroalimentación que recibe.
No se olvide que los ojos son los únicos receptores sensoriales que son una extensión DIRECTA del Sistema Nervioso Central, ¡o sea que cuando mira a los ojos está mirando directamente al Cerebro de su auditorio!
Si atrapa miradas perplejas, baje un cambio y clarifique sus puntos.
Si la audiencia parece inquieta y aburrida, acelere.

2. Enfrente a la audiencia: ¡La pedagogía de Brad Pitt y Charlize Theron!
Imagínese que los miembros han llegado al salón de conferencias “desesperados” por ver sus hermosos cabellos, sus deslumbrantes ojos, sus torneados muslos y sus firmes glúteos.
¡Para ellos usted es Charlize Theron y para ellas usted es Brad Pitt!
¡No los desilusione apagando las luces porque entonces desaparecen Brad Pitt y Charlize Theron!
Los miembros de la audiencia no pueden escucharlo bien si usted le habla a la pantalla y no pueden leer sus expresiones o sus labios cuando no pueden verlo. Y usted no puede “leer” a la audiencia. Por lo tanto:
- Párese enfrentando a la audiencia al costado de la pantalla.
- ¡Asegúrese que no esté parado en la oscuridad! Usted debe estar iluminado de manera que la audiencia pueda ver su cara y sus gestos (que son otra forma mediante la cual nos comunicamos, indicando qué es lo más importante y lo más relevante).
- Mientras habla muévase, ya que esto mantendrá la atención de la audiencia sobre usted. ¡No hay nada más aburrido que un presentador con raíces en el suelo!
Pero deténgase tan pronto como presente una nueva diapositiva.
¡No obligue a la audiencia a elegir entre prestarle atención a usted o a la nueva diapositiva!

3. ¡No se apure!
A menos que sea el líder de un régimen autoritario tendrá muy probablemente una cantidad limitada de tiempo para dar su presentación. Por esto la gran tentación puede ser meter la mayor cantidad posible de información hablando a la velocidad de un piloto de fórmula uno.
¡Restringa este impulso! Hablar rápidamente puede transmitir la sensación de “patinar velozmente sobre una fina capa de hielo”.
Su presentación será convincente sólo si queda claro que usted domina el material, lo cual no será obvio si se apura.
- ¡No sea una ametralladora! Hable a una velocidad que permita que la audiencia comprenda una oración antes que comience la siguiente, si no sobrecargará su limitada capacidad de procesamiento.
- Déle a la audiencia suficiente tiempo en cada diapositiva.
- No “hable por encima” de lo que muestra la diapositiva, diciendo una cosa mientras que la audiencia trata de leer otra.

4. Sepa qué temas puede saltear.
No tiene ningún sentido terminar a horario la charla si usted la ha comprimido demasiado o ha nivelado su presentación en un punto muy alto para su audiencia, de manera tal que mucho de lo que ha dicho les ha pasado zumbando.
Para evitar cualquiera de estas situaciones:
- Aclare al inicio que usted desea contestar preguntas de aclaración durante la presentación pero que prefiere que la audiencia reserve otro tipo de preguntas para el final.
Esta afirmación puede permitirle no retrasarse y evitar ser “descarrilado” por preguntas complejas o polémicas.
Esta invitación también le permitirá identificar y clarificar errores desde el principio. Es a veces sorprendente como las ideas previas que tienen las personas sobre cierto tema pueden llevarlas a malinterpretar lo que se está diciendo, por lo que es útil aclarar toda duda lo más precozmente posible.
Además, invitar a realizar preguntas, suaviza toda sensación de que está tratando de amordazarlos.
- Tenga en cuenta que NO siempre podrá anticipar cuánto durará su presentación:
a. Usted estará monitoreando las caras y los signos no verbales de su audiencia y ajustando la velocidad en función de esa retroalimentación.
b. Si le hacen preguntas de aclaración lo retrasarán. Decida en forma anticipada qué material salteará en caso de que se le esté acabando el tiempo.

5. Responda a las preguntas
Como hemos dicho previamente usted debe haberse preparado para las preguntas. Cuando las reciba:
- Cierre el período de preguntas agradeciendo a la audiencia por su tiempo y atención y por haberle dado la oportunidad de hablar con ellos. Y luego diga “Gracias nuevamente” con una sonrisa y asintiendo con la cabeza, permitiéndole terminar la charla en una forma positiva.

Le recuerdo que estas recomendaciones son tan sólo guías y no reglas estrictas e inflexibles.