¿Cuál es el punto de poder del Power Point? Textos Legibles: Diez consejos sobre fuentes

¡No existe una forma más fácil de fallar que asegurarse que la audiencia no pueda leer las palabras de su diapositiva!
Daré a continuación una serie de recomendaciones para evitar el riesgo de fracasar debido a que la audiencia sólo vea manchas en vez de palabras o tenga que forzar la vista para decodificar su texto.
Aquí nos enfocaremos en las fuentes, o sea a la apariencia general de las letras.
Las fuentes varían en función del tipo de letra (Arial, Times New Roman, etc.), estilo (itálica, MAYÚSCULA, o negrita), tamaño y color.

1. ¡Evite que todas las letras estén en MAYÚSCULA, itálica o negrita!
Las fuentes en las que las letras comparten muchas características son difíciles de leer porque no es fácil de separar una letra de la próxima, por lo tanto el lector debe mirar cuidadosamente cada letra.

Ejemplo: Compare abcdefghijklmnopqrstuvwxyz con ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ. Las formas de las letras en la segunda fuente son más similares que en la primera.

- Utilice en forma alternada letras en mayúscula y minúscula.
NO use todas las letras en mayúscula, que son mucho más parecidas, que una mezcla de letras en mayúscula y minúscula.
- ¡NO utilice itálica en más de una palabra o dos!
- ¡No utilice negrita en todas las palabras! Las letras en negrita son menos discriminables y por lo tanto son menos salientes.

2. ¡No subraye!
El subrayado “serrucha” los pies de las letras que tienen líneas descendentes (como la p y la g), lo que las hace más difíciles de identificar. Si quiere enfatizar una palabra póngalo en itálica, negrita o use un color más saliente.

3. Utilice diferentes colores sólo para poner énfasis o para especificar diferentes clases de información.
Los cambios de color llaman la atención, y anticipamos que cambios de color señalan cambios en el contenido. Por lo tanto NO cambie el color de la fuente a menos que quiera enfatizar algo o diferenciarlo entre distintas clases de información.
- Cuando utiliza un color para señalar un cambio, use el color sólo para un término o una frase. Si pone más de una palabra con el mismo color sepa que los lectores tenderán a reunir en un mismo grupo a las palabras del mismo color, aún si sólo está usando el color para enfatizar y las palabras no están estrechamente relacionadas.
- Evite utilizar más de tres colores. Demasiados colores pueden fácilmente generar demasiadas unidades perceptuales y abrumar la capacidad de la memoria de corto plaza de los miembros de su auditorio.

4. Utilice diferentes tipos de fuente sólo para enfatizar o para especificar diferentes clases de información.
Varíe la fuente solamente para poner énfasis o para agrupar el material en diferentes clases.

5. Utilice fuentes que sean fáciles de leer.
Hay ciertos tipos de fuentes extravagantes que requieren de más tiempo y energía para ser leídas porque el lector debe buscar las líneas relevantes y tratar de “podar” los “firuletes”.
Aún peor, este tipo de letras pueden “aglutinarse” visualmente haciendo que las palabras sean difíciles de distinguir.

6. Asegúrese que las palabras sean lo suficientemente grandes para que sean fácilmente legibles (“al estilo del diario Crónica”).
El texto debe ser fácilmente discernible aún para los miembros del auditorio sentados al fondo del salón.
Para tener una sensación de su punto de vista, párese a aproximadamente un metro de la pantalla de la computadora.
Si puede leer el texto sin esfuerzo, es lo suficientemente grande para su presentación.

7. Asegúrese que el auditorio puede discriminar fácilmente el texto del fondo.
El Power Point le posibilita utilizar múltiples fondos dramáticos e interesantes. Pero antes de enamorarse demasiado de esas escenas celestiales o de esas salpicaduras espeluznantes de colores, controle si el fondo no es tan saliente o (peor) similar al texto, que dificulta la lectura de la información transmitida por las palabras.

8. Use preferiblemente fuentes sin serif pero si usa fuentes con serif NO las mezcle y combine a ambas en forma arbitraria.
Los tipos de letras se dividen en dos clases generales: serif y sin serif. Los tipos con serif (como el Times New Roman) tienen pequeños pies, corchetes y ganchos al final de las líneas usadas en las letras. Los tipos sin serif (como Arial y Verdana) tienen sólo trazos sencillos. Utilice la misma fuente en forma consistente, si no los cambios serán interpretados como que transportan información, y el texto puede parecer muy extraño y es más difícil de leer.

9. Utilice fuentes estándar.
Lamentablemente las Fuentes no siempre parecen igual en su computadora y en la pantalla.
No todas las computadoras tienen las mismas fuentes y algunos cañones tienen una baja resolución, lo que puede llevar a un tipo ilegible. Para estar seguro utilice fuentes como Arial, Verdana o Tahoma.

10. Asegúrese que solo las palabras relevantes son distinguibles del fondo.
Hace un tiempo observé mientras mis hijos miraban un DVD de un concierto de la banda de rock The Who. Había catorce músicos en el escenario pero los focos iluminaban sólo a los tres de los entonces miembros sobrevivientes de la banda original.
Sin los focos hubiera sido fácil distraerse con el nuevo guitarrista principal o con la atractiva mujer que cantaba.
Usted necesita suministrar a su audiencia el “foco” para que presten atención a la parte de la diapositiva que es relevante en ese momento. Para asegurarse que la atención de la audiencia no se ponga a “deambular”, “oscurezca” todas las áreas de la diapositiva salvo la que está discutiendo. “Oscurecer” significa cambiar el color o la densidad de todas esas áreas de manera que la fuente sea apenas distinguible del fondo.
Cuando oscurezca una porción irrelevante de la diapositiva los miembros de la audiencia serán conscientes que algo está allí pero no estará tentado a prestarle atención.
Presente cada nueva sección, cuando se vuelva relevante, cambiando su contraste con respecto al fondo.


Viñetas

Las viñetas pueden ser una forma conveniente de presentar elementos separados de una lista. Pero las viñetas son como la sal, son de mal gusto si se le va la mano.

1. Presente una rápida visión general de una lista, luego oscurezca todo salvo la primera entrada.

2. Presente cada ítem en forma individual destacando uno a la vez a medida que va descendiendo desde la parte superior hacia la inferior.
Oscurezca todas las entradas salvo la que esté presentando, lo que asegurará que la atención de los miembros de la audiencia se dirija hacia el material sobre el que quiere que enfoquen.

3. Utilice viñetas sólo para oraciones temáticas o para casos específicos.
Las viñetas sólo deben proporcionar conceptos clave o ejemplos.
¡NO ponga TODAS las palabras en TODA su presentación en las viñetas! Escriba ni más ni menos que lo que necesita para ayudar a los miembros de la audiencia para organizar y entender su mensaje.

4. Hable solamente del material relacionado con la última entrada.

5. No utilice más de 2 líneas por viñeta.
Dos líneas son aproximadamente suficiente espacio para cuatro conceptos lo cual (como lo afirma la Regla de Cuatro) es todo sobre lo que los miembros de la audiencia puede meditar en ese momento.
Un concepto corresponde a una palabra o a una frase que expresa una idea. Una regla general simple para identificar el número de conceptos es contar los sustantivos y verbos.

6. Respete la Regla de Cuatro: Utilice una organización jerárquica con no más de cuatro ítems en cada nivel.
Si tiene más de cuatro conceptos o ítems para presentar organícelos en categorías y presente cada categoría en una diapositiva separada. Si va utilizar esta estrategia, primero presente una diapositiva en la cual coloque la lista de categorías en el orden en las que las presentará lo que preparará a la audiencia para lo que vendrá.

7. Utilice el mismo símbolo para las viñetas de cada entrada en una diapositiva.
La viñeta estándar “●” tiene una calidad probada y un gran número de miembros del auditorio no tendrá problemas en entender qué significa. Por lo tanto, como regla general, no se equivocará utilizando el símbolo de viñeta estándar. Pero puede utilizar otro símbolo para la viñeta si está seguro que la audiencia lo comprenderá y que el símbolo tiene una relevancia especial para su presentación.
Recuerde siempre que su deber es comunicar en forma clara y convincente manteniendo la atención de la audiencia.
Por lo tanto considere si vale la pena incluir características adicionales que requerirán que los cerebros de su audiencia trabajen más duro.
Como regla general mi consejo es evitar en todo lo posible sobrecargar las limitaciones cognitivas naturales de la audiencia particularmente con el formateo.

Etiquetas: Pautas para lograr que las palabras y los objetos trabajen en equipo.

En muchas oportunidades usted “apareará” palabras con gráficos, imágenes y tablas. ¡No se arriesgue! Presente su ofrecimiento en la forma más transparente y directa posible.

1. Utilice términos que transmitan la denotación y connotación apropiadas.
Las palabras no sólo tienen denotaciones (significado directo) sino también connotaciones (significados indirectos) y debe estar seguros que AMBOS son apropiados para su audiencia particular y para el punto que quiere transmitir.

2. Etiquete cada gráfico, tabla y las partes informativas relacionadas a menos que su identidad sea evidente.
No importa cuan fascinante sea su material algunos miembros de la audiencia permitirán que su atención vagabundee por “la galaxia exterior” de tiempo en tiempo.
De hecho, si su presentación es inusualmente estimulante será recompensado por provocar en la audiencia el análisis de implicancias y aplicaciones, lo que generará en forma inadvertida que se pierdan fragmentos de lo que está diciendo.
Como regla general etiquete todo lo que sea importante de manera tal que los observadores puedan leer lo que no pudieron escuchar.

Ejemplo: Si tiene una foto de una estructura anatómica póngale una etiqueta, si coloca una foto de un personaje histórico, proporcione el nombre.
- No etiquete símbolos o materiales que son extremadamente familiares para la audiencia. Si la información no es necesaria, ¡no la suministre!
Pero tenga MUCHO cuidado con los filtros generacionales. En una oportunidad, dando una clase de historia de la medicina (primer año de la carrera) sobre la prohibición de la Genética durante la época de Trofim Lysenko en el gobierno de la Unión Soviética, coloqué en una diapositiva la foto de Iósif Stalin (sin ninguna etiqueta) e inmediatamente un alumno me preguntó quién era ese hombre con bigotes. ¡Mea culpa!

3. Agrupe las etiquetas con los elementos apropiados de la exposición.
Para asegurarse que cada etiqueta está claramente asociada con el elemento que identifica recuerde los múltiples aspectos del Principio de Organización Perceptual y tenga cuidado con los siguientes:
- Los observadores agruparán las etiquetas que estén colocadas cerca del gráfico con ese gráfico, por lo tanto coloque las etiquetas sólo cerca de los gráficos a los que quiere que se apliquen.
- Los observadores agruparán las etiquetas con elementos que tengan el mismo color que la etiqueta (por ejemplo, etiquetas azules con gráficos azules, etiquetas negras con gráficos negros, etc.). Por lo tanto el agrupamiento es confuso cuando las etiquetas no se aplican a elementos que tengan el mismo color que la etiqueta, por lo tanto ¡evítelo!

4. Etiquete los elementos del contenido en forma directa.
Coloque las etiquetas inmediatamente al lado o dentro de los elementos del contenido, tales como objetos, barras líneas o porciones de un gráfico en forma de torta.

5. Coloque las palabras de la etiqueta lo suficientemente cerca y con una tipografía similar.
Aproveche el Principio de Organización Perceptual asegurándose que las palabras de la etiqueta tengan coherencia como una unidad y no las agrupe en forma individual con otras partes de la proyección.
- Coloque las palabras, números y letras relativamente cerca unos de otros en una etiqueta.
- Escriba las palabras, números y letras de una etiqueta con el mismo tamaño, color y brillo.
- Asegúrese que las etiquetas no estén demasiado cercanas unas de otras como para que se agrupen en forma inapropiada.

6. Utilice etiquetes más salientes para identificar las partes más importantes de su exhibición.
Como sabemos por el Principio de Notabilidad, nuestro sistema visual en forma refleja presta atención a valores extremos y a grandes diferencias en longitud y ancho de línea, color, matiz, movimiento y otras propiedades visuales.
Como resultado de esto percibimos primero líneas gruesas antes que finas, líneas que contrastan con el color del fondo antes que líneas que se “fusionan” o mezclan con el fondo, colores brillantes antes que los oscuros, barras gruesas antes que las finas y objetos que se mueven antes que los inmóviles.
De acuerdo con el Principio de Notabilidad debe hacer las etiquetas para las partes más importantes de la exhibición más salientes (por ejemplo, más grandes, en negrita o en un color sobresaliente).

7. Utilice un etiquetado jerárquico.
Cuando las etiquetas se refieren a dos o más dimensiones utilice un sistema de etiquetado jerárquico.
Un sistema de etiquetado jerárquico es aquel en el cual una etiqueta se refiere a un grupo de etiquetas. Cuanto más alto esté la etiqueta en la jerarquía más grande será. Este sistema logra tres objetivos:
- Elimina la necesidad de colocar un sistema de códigos en la diapositiva que recarga las capacidades de procesamiento de los miembros de la audiencia.
- Especifica cada una de las dimensiones relevantes en forma separada, lo que ayuda a la audiencia a realizar comparaciones específicas.
- Remueve etiquetas redundantes que confunden la exposición.

8. Utilice el mismo tamaño y fuente para las etiquetas que identifican los mismos tipos de componentes.
Cuando vemos una diferencia esperamos que signifique algo y nos sentimos confundidos si no es así.
Las etiquetas para todos los componentes del mismo tipo (porciones de un gráfico de torta, barras, etc.) deben utilizar la misma fuente y ser del mismo tamaño.

9. Utilice la misma terminología en las etiquetas así como también en el texto circundante y en el lenguaje hablado.
Si utiliza diferentes términos en la proyección y en lo que dice verbalmente puede llevar a la audiencia a preguntarse si usted quiere decir diferentes cosas.
Intentar distinguir estas diferencias puede sobrecargar las capacidades cognitivas de su audiencia.


Títulos: Tres pautas simples

1. Titule una diapositiva enfocando la atención en la información más importante.
Debe decidir cuál es el primer plano conceptual y cuál es el trasfondo conceptual. El título de una diapositiva le dice al observador cuál es el primer plano.
- Cuando esté formulando el título pregúntese: ¿Qué material deseo resaltar?
- Incluya sólo la información más relevante en el título. Defina el primer el plano, y sólo mencione el trasfondo si es relevante de forma inmediata.
- Mencione primero lo que es importante.

2. Elabore al título con una tipografía diferente.
El título debe ser el elemento más saliente de la proyección.
Utilice para el título la fuente más saliente para atrapar a la retina del observador en forma inmediata.

3. Centre el título en la parte superior de la diapositiva.
La audiencia está acostumbrada a ver el título en la porción superior de los documentos por lo que es allí que aguarda que esté en sus diapositivas.

Tablas: Ocho piernas para apoyarse

Las tablas incluyen listas de números o palabras organizados en filas y columnas. Aquí van ocho recomendaciones que lo ayudarán para hacer que sus tablas sean más provechosas.

1. Utilice una tabla de números SOLO cuando los valores específicos sean importantes.
Utilice una tabla de números sólo cuando sea significativo transmitir valores específicos. Será más útil utilizar un gráfico si su objetivo es simplemente mostrar que una entidad es más grande que otra.

2. NO utilice una tabla si son importantes las tendencias o las interacciones.
Si su objetivo es presentar una tendencia específica o una diferencia entre tendencias utilice un gráfico lineal. Si utiliza una tabla obligará a los observadores a calcular y comparar desigualdades entre diferencias de números, lo cual requiere de esfuerzo.
Como siempre NO obligue a los miembros de la audiencia a esforzarse para “capturar” su mensaje.

3. Muestre tablas complicadas para enfatizar que los datos son complejos.
Las presentaciones de Power Point y los artículos de investigación NO son la misma cosa, tienen diferentes propósitos.
En un artículo tiene que comunicar todos los detalles (y por lo tanto una tabla compleja es apropiada). En una presentación necesita mostrar cómo el material lleva a cierta conclusión y no debería obligar a los observadores a que “consuman” cinco minutos sentados en silencio ponderando las múltiples diferencias entre los números de una tabla insertada en su diapositiva.
La única oportunidad para presentar una tabla compleja es cuando desea:
- Mostrar que hay una gran cantidad de datos dispuestos en forma ordenada.
- Resaltar un único valor (por ejemplo colocándolo en rojo) y mostrarlo en relación con la tabla como un todo.

4. Presente sólo la información necesaria para plantear su tema.
Recuerde que distinciones innecesarias pueden confundir a su audiencia de la misma forma que los datos innecesarios.

5. Organice una tabla para enfatizar las distinciones más importantes.
Utilice una matriz para enfatizar los aspectos importantes de la información presentada.

6. En las tablas complejas incluya resúmenes estadísticos y hágalos salientes.
Si necesita presentar más de dos columnas y dos hileras de números, incluya resúmenes de estadísticas (por ejemplo promedios) en el pie de las columnas o en el lado derecho de las hileras.
- Los resúmenes estadísticos deben ser más grandes o de un color más brillante (¡más salientes!) que las otras entradas en la tabla.

7. En tablas complejas incluya líneas de cuadrícula.
Si necesita presentar más de dos columnas y dos hileras de números, utilice líneas de cuadrícula. No sólo ayudarán a los observadores a organizar la tabla sino que también guiarán sus ojos desde las etiquetas de las hileras y las columnas hacia las entradas específicas.

8. Si las entradas están etiquetadas con fotos o iconos asegúrese que evoquen el concepto correcto.
Es más probable que las personas identifiquen objetos en forma consistente si una foto ilustra un ejemplo prototípico de la categoría.
Si quiere utilizar gráficos para etiquetar las entradas de una tabla asegúrese que la audiencia asociará con facilidad el gráfico con la entidad apropiada.