Principios de Diseño del Power Point

Consistencia

¿Son sus diapositivas consistentes como un mecanismo de relojería? Frecuentemente las presentaciones parecen una escabrosa mezcolanza de diferentes colores, fuentes y formatos.
Si estas diapositivas fueran una comida, la variedad de opciones en su plato lo dejaría con un cuadro de indigestión.
Si quiere mejorar sus diapositivas debe asegurar su consistencia.
Oscar Wilde dijo, “La consistencia es el último refugio de aquellos que no tienen imaginación”. Afirmar que sus diapositivas necesitan ser consistentes no significa limitar la creatividad. En vez de esto significa reducir el ruido innecesario en sus diapositivas.
Las inconsistencias que debe eliminar de sus presentaciones son los errores de diseño de su Power Point. Hay cinco áreas del diseño de una presentación que pueden beneficiarse de una mayor consistencia:

1. Colores: ¡No debe utilizar todos los colores del arco iris en sus diapositivas! Sus presentaciones lucirán mucho mejor si se limita a utilizar SÓLO un grupo de colores en forma consistente en sus diapositivas.

2. Fuentes: Las fuentes son como las medias lunas, no debería tener más de tres al mismo tiempo. No se quien puede comer tres medias lunas de una, a medida que se abarrotan en su boca.
Bueno las fuentes son como las medias lunas en ese sentido: a usted no le gustarán los resultados si tiene demasiado de un elemento bueno.
Existen más de 200 fuentes en el Microsoft Office 2007, pero su presentación NO debe incluir más de tres.
Si se incluyen demasiadas fuentes en las diapositivas pueden volverse una distracción y diluir la efectividad de su mensaje.
Si usa múltiples fuentes, trate de utilizarles de manera consistente en todas las diapositivas: La misma fuente para todos los títulos, la misma para todos los textos, etc.
¡Cada línea de su diapositiva no tiene que utilizar una fuente diferente!

3. Imágenes: Algunas presentaciones pueden terminar pareciendo collages de colegio primario mal hechos.
Cuando utiliza múltiples imágenes en su presentación puede mejorar su calidad eligiendo fotografías y clip art que tengan un estilo similar.

4. Formato: Para mejorar el “brillo” del diseño de su presentación debe invertir tiempo en asegurarse que el formato de las fuentes, imágenes, viñetas, animaciones, fondos, etc. sea consistente.

5. Contenido: A medida que construye el contenido de la presentación debe considerar utilizar una estructura consistente y uniforme.

Ser consciente del Principio de Consistencia le permitirá crear presentaciones que comunican su mensaje en forma más clara y efectiva.


Principios de Diseño del Power Point: Control

¿Controla usted a su presentación de Power Point?
Muchos presentadores no se dan cuenta que fracasan a la hora de controlar muchos aspectos que determinan el éxito o el fracaso de sus charlas o clases.
Decisiones “insignificantes” durante la fase de diseño de la presentación pueden luego “acechar” al orador durante la fase de presentación. Como ejemplos podemos citar qué contenidos incluir, como introducirlos o qué efectos especiales utilizar pueden construir o destruir una presentación.
El principio de control afirma que usted construye sus diapositivas de Power Point de una forma tal que le permite controlar y, por lo tanto, lograr un resultado exitoso para su presentación.
Conduzca a sus diapositivas hacia el resultado que usted desea, no se deje conducir por sus diapositivas hacia un destino no deseado.
En vez de culpar al software por resultados decepcionantes, debería evaluar si está tomando alguna de estos elementos de diseño demasiado a la ligera y no está controlando en forma activa el “destino” de sus presentaciones.

Elija el contenido correcto

Demasiado a menudo los oradores incluyen contenidos que son la causa de que una presentación se aparte de su curso.
Una vez que la presentación está fuera de curso, usted ha perdido el control. He aquí algunas formas de que esto pueda ocurrir:

1. Contenido contradictorio: En el intento de “pintar un cuadro completa”, un presentador puede incluir información contradictoria o conflictiva, lo cual efectivamente destruye todos los temas claves que pensaba explicar. El “corazón” de su contenido necesita ser mucho más fuerte que cualquier tema conflictivo que usted introduzca.

2. Contenido complementario: Un presentador puede incluir información “extra”, lo cual despega a la presentación sobre tangentes inesperadas o no deseadas, o le resta mérito al mensaje central que el presentador deseba transmitir.

3. Contenido incontestable: Otro presentador puede suscitar preguntas en su presentación que son superiores que lo que su contenido pueda contestar, dejando a la audiencia más frustrada que edificada. Si usted abre una brecha de conocimiento, ¡esté seguro que puede cerrarla con sus contenidos!

El daño auto-inflingido por contenidos mal escogidos (una especie de “masoquismo” docente no poco frecuente lamentablemente) es desafortunado y completamente prevenible.
Póngase en los zapatos de la audiencia y trate de anticipar las preguntas obvias que harán sobre su contenido. Basado en sus reacciones anticipadas edite por consiguiente su contenido.

Administre el flujo de la información

NO es suficiente con tener el contenido correcto. También se necesita controlar la forma en la cual éste es “introducido” a su audiencia.
“Puesta en escena” del contenido: Necesita tener el contenido correcto pero también necesita introducirlo de una forma “digerible” para su audiencia.
Cómo introduce su contenido es algo que se puede controlar a través de “partir” el texto o los gráficos en porciones que no causen dispepsia pedagógica.
En vez de abrumar a su audiencia con cada detalle “de un golpe” en una diapositiva, puede ir presentando el contenido en múltiples diapositivas para controlar el flujo de información hacia su audiencia.

Minimice los problemas técnicos

Muchos presentadores se olvidan que la ley de Murphy puede destruir TODA presentación de Power Point.
Lo que parecía una buena idea en la pantalla de su computadora en su casa puede rápidamente convertirse en una pesadilla en otro lugar en la computadora de otra persona o institución.
Debe determinar su nivel de tolerancia para problemas técnicos (¿puede mi reputación sufrir un impacto negativo si esto no funciona?) e identificar áreas probables de problema de antemano.
Esta es una lista de problemas técnicos frecuentes para anticipar y minimizar:

1. Conectividad a Internet: Si su presentación tiene un link a un website, usted se está exponiendo a un problema potencial, especialmente si no está seguro si tendrá acceso a Internet o cuán bueno es dicho acceso (que sea lento o débil).

2. Sonido: Si va a mostrar un video o un efecto de sonido en sus diapositivas, debe asegurarse que el audio tiene un buen soporte técnico. Ya que NO hay sustitutos para un sonido faltante.
Confíe en mi, explicarle a la audiencia qué es lo que deberían estar escuchando, ¡no funciona!

3. Fuentes: Algunos presentadores quieren agregar fuentes para realzar sus diapositivas. A menos que el presentador activamente haya incrustado dichas fuentes en la presentación, el Power Point insertará una fuente diferente en su lugar en cualquier computadora que no tenga instalada la misma fuente.

Como regla general, cuantas más “piezas móviles” tenga en el Power Point (por ejemplo cualquier cosa externa al software o no estándar) lo más expuesto estará a tener problemas.
Trate de minimizar las piezas móviles si tiene baja tolerancia para los problemas.
Un consejo final: ¡Tenga siempre un plan B si va a usar el Power Point!
No es infrecuente ver clases y presentaciones que se suspenden porque la computadora no puede leer su CD, el software no es compatible, el cañón no reconoce a la computadora, etc., etc.
Por esto siempre lleve alternativas (CD, laptop, diapositivas, filminas, “crayones”, etc.), recuerde que la secuencia conexión “cañón” – computadora - grabación de su CD no es un paseo romántico en bote sino una verdadera caza de ballenas.
Un plan de emergencia pensado en forma previa puede sacarlo de apuros.