El “lado oscuro del Power Point”. Evitando la “Muerte por Power Point”

En las “épocas oscuras” de las presentaciones, nació un programa llamado PowerPoint para salvar a los auditorios de los servidores del terrible proyector de filminas. Los ingenieros de Microsoft trataron de crear un programa que ayudara a la gente a comunicarse de manera más efectiva y más eficiente. No podían imaginar que estaban creando un programa que haría que más gente se comunicara de forma menos eficiente y menos efectiva y hasta comenzara a “fallecer” en estas presentaciones.
A medida que ingresamos en una era de “ilustración” podemos detener el abuso por Power Point causado en las audiencias en todo el mundo. Para detener esta regresión los presentadores deben tener en cuenta una serie de consejos.
Considéreme su patrocinador. No le pediré que me confiese sus errores, pero le pediré que enfoque su atención en adaptar sus presentaciones a estos consejos.


1. NO use muchas palabras. ¡MEJOR aún, NO use ninguna!

Voy hablando sin palabras,

voy mirando sin ojos;

agarrando sin las manos;

viviendo, sin corazón.

Ojalá que las palabras

que hablan de la soledad

busquen un acompañante

y no hablen sólo por hablar.
Sin Palabras. La Vela Puerca.

Personalmente no me gusta usar palabras en mis diapositivas, prefiero las imágenes. Si tengo que utilizarlas las restrinjo a 5 palabras con un tamaño de fuente no menor a 44.

Si sus diapositivas contienen TODO el texto de lo que tiene que decir usted tendrá la gran “tentación” de tan sola leerlas más que comunicarse con su audiencia y además la mayoría de los receptores estará leyendo en vez de escuchándolo (“la caída”).
Ya sé, ya sé… pero entonces tendrá que SABER su presentación desde la A hasta la Z y estudiarla. Si usted es un presentador profesional, ¡es lo menos que puede hacer!


¿Cómo hacer buenas diapositivas?

Primero, escriba las notas clave. Estas tendrían que estar en el Power Point, pero no deben estar. Debería poder verlas en la pantalla de su laptop mientras la audiencia ve sus diapositivas en la proyección pero lamentablemente (¡no sabe cuanto lo siento!), esto NO es tecnológicamente posible. Por lo tanto debe recurrir a escribirlas a la vieja usanza en hojas.
Ahora usted puede usar estas notas para estar seguro que está diciendo lo que tiene que decir.

Segundo, haga diapositivas que refuerzan sus palabras, NO que las repiten. Cree diapositivas que demuestren, con pruebas emocionales, que lo que está diciendo es verdad y no tan sólo lo adecuado.

Tercero, escriba un documento para dejarle a la audiencia. Ponga TODA la información que quiera. Luego, cuando comience la presentación, dígale a la audiencia que le dará, cuando termine, todos los detalles de la presentación en un archivo, de manera que no tengan que escribir todo lo que usted les diga.
IMPORTANTÍSIMO: ¡No les de el documento al principio! Si lo hace, los miembros del auditorio lo leerán mientras usted habla y lo ignorarán.
En vez de esto su objetivo es que le presten atención a los temas emocionales e intelectuales de su presentación.

Lamentablemente esto es más difícil de hacer que lo que hace ahora.
Pero lo que usted hace ahora es infectivo. Aburre a la gente y no se comunica con ella. En vez de hacer diapositivas que siguen sus viñetas usted organizará la presentación emocionalmente, dejando que las diapositivas conduzcan el proceso.


2. NO sea profesional, sea natural.

Trate de “conectarse” con la audiencia. Tratar de proyectar una imagen que sea hiper-profesional y rígida NO funciona y es en general la punta del iceberg que oculta de bajo de si inseguridad, incertidumbre, falta de preparación, etc.


3. NO use las plantillas del Power Point. Use la pantalla blanca como un lienzo.

“Odio” profundamente utilizar las plantillas confeccionadas por el Power Point. Siento que las plantillas que están incorporadas al software son burdas y la mayoría de ellas NO son apropiadas para mis reglas y estilo de presentación.
Si usted utiliza estas plantillas estándar forzosamente terminará con presentaciones que son clichés, acribilladas por viñetas y que generarán inevitablemente una sinfonía de bostezos.
No necesito plantillas ya que utilizo imágenes y fuentes de gran tamaño.


4. NO se ponga un vestido elegante. ¡Desvístase!

Desvestirse significa remover TODA la “pelusa” y el “relleno” para llegar a la esencia del mensaje. ¿Cómo desvestirse? Usted es grande, ¡ya debería saberlo!
- Esté presente al 100%. No piense en las consecuencias de su presentación o la preparación. No estar presente al 100% en TODO momento de la charla es engañar a la audiencia.
- NO mantenga el foco en su actuación. En lugar de eso enfóquese en tratar de inspirar, ayudar, informar, enseñar, entrenar, motivar, provocar…
- NO haga la presentación en un salón oscuro donde el foco de atención es la pantalla. La pantalla es SÓLO UN componente de la presentación. La audiencia ha venido a verlo y a escucharlo a usted (¡que es Brad Pitt y Charlize Theron para su audiencia!).
- Esté lo MÁS CERCA POSIBLE de su audiencia. Déjelos sentir su energía y su pasión. Para esto use un control remoto para pasar las diapositivas.
- ¡Sea usted mismo! Su personalidad debe atravesar la presentación. NO pretenda ser alguien que no es. Sus hábitos más peculiares pueden convertirse en sus fortalezas.
- ¡Elimine la jerga técnica, científica, etc.!


5. ¡NO se enamore de la audiencia! ¡Provóquela!

Su objetivo es hacerlos pensar. Esto NO pasará si ellos no son exigidos, o si no hay áreas de desacuerdo.
Los mayores aprendizajes suceden cuando las personas piensan. Necesita hacerlos pensar. Para ser capaz de hacer esto necesita sacarlos de la zona de “confort”.


6. ¡No estimule la participación, estimule la co-creación!

Más que la audiencia sólo haga comentarios significativos, haga que contribuyan en forma creativa a que su tema vaya más en profundidad.


7. ¡NO oculte el nerviosismo, comparta la alegría!

Los presentadores gastan demasiado esfuerzo para evitar parecer estresados. Bien, pensar, planificar y preparase para no estar nervioso es una forma infalible de ponerse nervioso durante la presentación. Por el contrario enfoque en el lado positivo. Enfoque en cuan feliz y contento está por estar preparando la presentación y por tener esta oportunidad para compartir. Enfoque en qué es lo que tiene para compartir más que en su “actuación”.


8. ¡NO haga un “enlatado”! Fluya con la presentación.

He sido víctima de “exagerar” y “sobre” preparar una presentación.
En estas situaciones usualmente termino dando una presentación rígida y mecánica. Sin embargo en aquellas situaciones en las que estoy bien preparado pero no estoy “pasado”, me siento “fluir” naturalmente en la presentación.


9. ¡El Power Point NO es la presentación! Usted es la presentación.

El Power Point es sólo una herramienta para apoyarlo durante al presentación. Usted es el corazón de la presentación.
Sin usted el Power Point es tan sólo un manojo de letras y figuras.
Si el Power Point ES la presentación entonces no le haga perder tiempo a nadie, cancele la reunión y mande la charla por email.
Por todo esto, el contenido “interior” (las diapositivas del Power Point) debe ser DIFERENTE al contenido “exterior” (todo lo perteneciente a su presentación que no esté relacionado con el Power Point: gestos, voz, mensaje verbal, interacción con la audiencia, etc.).
La próxima vez que le pidan que mande la presentación por mail dígales que USTED no puede viajar por el email. Lo único que puede hacer es mandarles las diapositivas de Power Point por email, NO la presentación.


10. La comunicación NO es Palabras + Lenguaje Corporal + Tono. ¡La comunicación es la transmisión de emociones!

Los datos, los números, los hechos, los gráficos y la lógica puede ser enviada por email, ¡las emociones NO! Su tarea como presentador es agregarle emoción a la exposición. Puede lograrlo siendo apasionado y creyendo en lo que está presentando.
¡Por qué los Power Points son TAN malos? Porque NO hay COMUNICACIÓN. Esta es la “palabra mágica”. El propósito del Power Point es comunicarse con su audiencia. Desafortunadamente, más que para comunicarse el Power Point es utilizado para lograr dos objetivos, NINGUNO de los cuales lleva a una buena presentación:

1. La mayoría de los Homo Sapiens utilizan al Power Point como un “teleprompter”[1] o como un “Karaoke”, o sea que en realidad leen directamente la presentación de las diapositivas.
¿Es necesario que la audiencia tenga que hacer todo este viaje hasta el congreso, clase o reunión para escucharlo a usted leer las diapositivas? ¿Por qué entonces no hacerlo más sencillo, barato y práctico y enviárselas por email?

2. La segunda función del Power Point es actuar como un registro escrito de lo que fue presentado. Al entregar las diapositivas luego de la presentación (o mucho peor, antes) el presentador evita la tarea de escribir un informe preciso.

¡Pero la comunicación es la transmisión de emoción! Si lo que quiere hacer es crear un archivo con hechos y figuras, entonces cancele la clase y envíe un informe. Hágalo en un Power Point si así lo desea, pero esto NO será una presentación, será un informe. Contendrá todo lo que usted escriba, pero NO imagine por un segundo que estará comunicando poderosamente cualquier tipo de ideas.
Comunicar es tratar de explicar a otros sus puntos de vista, de ayudarlos a entender acerca de lo que usted está entusiasmado.
A menos que sea un escritor increíble, es terriblemente difícil hacer esto en un informe.
Estas dos tareas que la mayoría de las personas asignan al Power Point están en conflicto directo con lo que una gran presentación debe lograr. Nuestros cerebros tienen dos hemisferios. El derecho es emocional, musical y caprichoso. El izquierdo esta focalizado en hechos, datos y destrezas.
Cuando usted da una presentación los Homo Sapiens desean utilizar ambos hemisferios. Por lo tanto usan el hemisferio derecho para juzgar la forma que usted habla, se viste y su lenguaje corporal.
A menudo los Homo Sapiens sacan una conclusión de su presentación en su segunda diapositiva. Luego de esto, ya es muy tarde para que sus viñetas puedan revertirla.
Usted puede descarrilar un proceso comunicativo utilizando una mala lógica o hechos sin sustento pero NO puede siquiera completarla sin emoción. ¡La lógica NO es suficiente!
Si todo lo necesario fuera la lógica, nadie fumaría cigarrillos. Nadie le tendría miedo a viajar en avión. Y toda propuesta inteligente sería aceptada. NO, usted NO gana con la lógica. La lógica es esencial, pero sin emoción usted no está jugando con todo el mazo de cartas.
El Power Point da una oportunidad asombrosa. Puede utilizar la pantalla para hablarle emocionalmente al hemisferio derecho de la audiencia a través de sus ojos, y sus palabras pueden ir a través de los oídos de su auditorio para hablarle a su hemisferio izquierdo.


11. ¡NUNCA les de el resumen de su charla antes de la presentación!

Es fácil comprobar que el material impreso en los momentos iniciales de una charla tiene la fuerza de un imán: todos comenzarán a leerlo mientras usted está hablando y lo ignorarán. En vez de esto su objetivo es que le presten atención y asimilen los puntos emocionales e intelectuales de su presentación. También recuerde que como sus diapositivas tienen SÓLO imágenes deberá preparar un resumen en Word ya que imprimir las diapositivas no servirá para este objetivo.


12. No se “pegue” a su historia. Haga a su historia pegajosa.

a. ¡Manténgalo simple! Encuentre el “corazón” de su idea y enfóquese únicamente en él. Para encontrarlo busque qué es esencial para su mensaje. “Desnude” su idea hasta que lo esencial quede al descubierto. Para desnudar una idea hasta su corazón debemos ser maestros de la exclusión. Debemos priorizar en forma implacable.

b. ¡“Viole” las expectativas de su audiencia hacienda algo inesperado! El objetivo es:
- Sorprender al auditorio y ganar su atención.
- Crear interés y sostener la atención.
Haga que sus ideas sean concretas agregando imágenes vívidas e información señorial.

c. Consiga que la gente crea sus ideas haciéndolas creíbles. Los detalles vívidos aumentan la credibilidad. Presente estadísticas en un contexto humano. Encuentre una fuente de credibilidad sobre la cual inspirarse.
d. Haga que la gente se preocupe por sus ideas agregándoles emoción. Tienda un punte sobre la brecha emocional entre su idea (sobre la cual la audiencia aún no se preocupa) y algo sobre lo cual ya se preocupa y los emociona. Nuestro Sistema Nervioso está preprogramado para sentir emocionarse por personas no por abstracciones o extrapolaciones.
e. Logre que las personas actúen impulsados por sus ideas contándoles historias. Utilice historias como estímulo (dígale a la gente cómo actuar) y cómo inspiración (déle a la gente energía para actuar).
Evite presentaciones cliché. ¡NO aburra a su audiencia hasta la muerte! Logre que sus presentaciones valgan la pena.


13. Póngase un tatuaje que diga: ¡El contenido es el rey!

El diseño debe ser el ÚLTIMO paso en el proceso creativo de la presentación. Si su mensaje no tiene claridad, puede utilizar obras de arte de los más grandes artistas de la historia y su presentación no logrará comunicar el mensaje a su audiencia.
¡En este aspecto el contenido es verdaderamente el rey!


14. Cómprese un pisapapeles que diga “¡Mantenlo simple idiota!”.

Distribuya la información en su diapositiva de forma tal que sea fácil de leer y entender. ¡Evite aglomeramientos de letras, imágenes, flechas, etc. en su diapositiva! Comprenda que a veces es necesario perder para ganar, por esto déle un laxante a su diapositiva y déjela magra sin grasa.
También mantenga las transiciones al mínimo, simples y discretas. Recuerde que usted NO es el único que sabe cómo usar la animación láser máquina de escribir.

[1] El teleprompter es un aparato electrónico que refleja el texto de la noticia, previamente cargado en una computadora, en un cristal transparente que se sitúa en la parte frontal de una cámara. Las personas que trabajan frente a cámara utilizan diferentes tipos de teleprompters (apuntadores) para auxiliarse en la lectura de sus textos.